Revista Industriei de Constructii din Romania

Autor: Andreea Ceasar

Publicat: Mie, 15/03/2006 - 00:00

Piata va separa firmele interesate de calitate si firmele interesate numai de castig. Implementarea unui sistem de management conform standardelor internationale ISO 9000 sau ISO 14000 este un tip de carte de vizita, un plus de seriozitate adus numelui firmei.

Implementarea sistemului de management al calitatii este o cale prin care o intreprindere isi poate demonstra capacitatea de a oferi produse si servicii care sa satisfaca cerintele de calitate ale clientilor si care sa fie, de asemenea, conforme cu regulamentele curente.

Exista opt principii de management al calitatii pe care se bazeaza seria revizuita ISO 9000:2001. Aceste principii reprezinta instrumente de lucru excelente care permit managementului sa orienteze organizatia spre o performanta superioara, printre acestea enumerandu-se: concentrarea atentiei asupra clientului, implicarea angajatilor, perfectionarea continua si luarea deciziilor pe baza datelor concrete.

Familia ISO 14000 vizeaza in primul rand "managementul mediului". Acesta se refera la ce face organizatia pentru a minimiza efectele daunatoare asupra mediului, cauzate de activitatile sale.

Marea majoritate a standardelor ISO este specifica in mare masura unui produs, material sau proces specific. Totusi, familiile de standarde ISO 9000 si ISO 14000 si-au castigat o reputatie la nivel international ca “standarde generice ale sistemului de management” (generic insemnand ca aceleasi standarde pot fi aplicate oricarui domeniu). “Standardele ISO 9001:2001 si ISO 14000 se pot implementa peste tot: spital, scoala, ONG, constructii. Este vorba de organizarea activitatii”, explica Felix Ionescu, Communication Manager la PEGAS Sisteme de Management.

Un sistem european de management al calitatii
SR EN ISO 9001: 2001 este un standard ce stabileste cerintele pentru un sistem de management al calitatii, care prevede identificarea proceselor desfasurate, a modului de desfasurare si a legaturilor dintre ele (procese de management, de asigurare a resurselor, de realizare a serviciilor si de monitorizare), documentarea Sistemului de Management al Calitatii prin Manualul Calitatii, proceduri de sistem si instructiuni de lucru. De asemenea, stabileste modul de elaborare, verificare, aprobare a documentelor si nivelurile de responsabilitate implicate, precum si a regulilor de difuzare si retragere a documentelor.

Deci standardul clarifica responsabilitatea managementului luand in vedere: definirea politicii conducerii privind calitatea, obiectivele si tintele de atins; orientarea politicii organizatiei catre client, in scopul satisfacerii cerintelor acestuia si organizarea functionala cu responsabilitati pe niveluri ierarhice bine definite.

In societatile romanesti, vorbim de multe ori nu de un curs firesc al proceselor de lucru, ci de un haos total. Angajatii nu-si stiu responsabilitatile si nu recunosc autoritatea sefului. Personalul nu se implica activ, nu se concentreaza asupra satisfacerii nevoilor clientilor si nici macar nu-si pun in valoare cunostintele si experienta. Si atunci intervine implementarea unui sistem de management al calitatii, care aduce pe un fagas normal stilul de lucru si organizarea din cadrul unei societati.

Consultanta pe etape
Pentru implementarea sistemelor de management este nevoie de o societate de consultanta care sa indrepte firma client spre un curs corect. Exista mai multe etape ce trebuie parcurse pana cand societatea care a cerut ajutorul firmei de consultanta primeste unda verde de la aceasta pentru certificare. Consultanta nu este de lunga durata, ci se desfasoara in maximum 5, 6 luni.

Primul pas il face firma de consultanta care analizeaza societatea client si sistemul de management al acestuia. Acest pas include compararea sistemului actual de desfasurare a activitatii cu cerintele standardului de referinta, identificarea elementelor tehnico-organizatorice si practicilor curente, identificarea punctelor critice ale fluxului de activitati, care pot provoca intarzieri, deficiente si implicit costuri suplimentare etc. “Se elaboreaza documentatia pentru cele mai importante procese de lucru in functie de cerintele standardelor. Stabilim ce trebuie schimbat in acea societate, ce trebuie adus in plus, daca aceasta are nevoie de o alta viziune“, explica Ciprian Simoiu, consultant la firma de consultanta Pegas. Elaborarea documentatiei este un proces ce dureaza aproximativ doua luni.

Cel mai important document va fi manualul sistemului, manual pe care toate standardele de sisteme de management il cer unei firme. Acest document trebuie sa descrie modul in care este organizat sistemul de management. Manualul sistemului este dezvoltat de catre echipa firmei de consultanta impreuna cu angajatii societatii client si va descrie modul in care firma raspunde la fiecare cerinta a standardului aplicabil. “Chiar daca activitatea se desfasora bine, societatile nu au o dovada clara. Si, de fapt, asta urmaresc standardele internationale: existenta dovezilor prin elaborarea unui mod strict de a desfasura activitatea”, subliniaza Ciprian Simoiu.

Etapa urmatoare este destinata instruirii conducerii de varf referitor la sistemul de management care urmeaza sa fie implementat. La randul ei, echipa manageriala isi va instrui toti angajatii. “Documentele se distribuie la sefii de compartimente, ei isi vor instrui angajatii pe cerintele ce le-am adus noi la cunostinta”, clarifica Ciprian Simoiu. “Noi stabilim directia, trasabilitatea documentelor, ordinea interioara a firmei. Acest lucru ii afecteaza in rau pe angajati, fiind controlati periodic. «Nu stiam» nu-si mai are locul.

Dispar astfel timpii morti, se economisesc resurse si se stabileste o anumita disciplina in cadrul firmei. O data ce angajatul semneaza ca a luat la cunostinta tot ce i s-a explicat, nu mai are nici un motiv sa nu lucreze in acel mod. Se delimiteaza clar functia si cerintele fiecarui loc de munca”, precizeaza Ciprian Simoiu.

Ultima etapa, dar si cea mai importanta, este cea a auditului intern si a auditului extern. In prima, organizatia supravegheaza daca in cadrul ei se respecta cerintele, sub coordonarea firmei de consultanta. Pentru a verifica daca cerintele standardului implementat in firma sunt respectate, auditorii interni nou instruiti vor efectua un audit. De fapt, orice firma de certificare profesionista va solicita dovada a cel putin unui audit intern desfasurat in societate.

Cea de a doua etapa este reprezentata de grupuri de interese diferite, fiind vorba de un organism de certificare care verifica conformitatea cerintelor. Aceasta este o autoritate tutelara. Certificatul se obtine pentru o perioada de trei ani de zile, timp in care societatea este supravegheata, vizitata de doua-trei ori, verificandu-se mentinerea sistemului

Firma de consultanta?
“Firmele s-ar descurca si singure in obtinerea certificarii de management conform standardelor internationale, daca acestea ar avea un compartiment responsabil cu managementul calitatii sau al mediului si daca acestia au mers la cursuri de perfectionare”, afirma Ciprian Simoiu cu o indoiala in voce. De fapt, multe firme de stat si-au implementat singure sistemele de management, dar, in cazul de fata, vorbim de oameni instruiti, personaje care au stiut in spre ce directie sa se indrepte. Firmele private depind intru totul de priceperea si instruirea managerului. Altfel, risca sa nu primeasca certificarea. Prin urmare, in acest peisaj destul de obscur al implementarii standardelor internationale, firmele de consultanta sunt mai mult decat binevenite.

Finantari de la bugetul de stat
Putini manageri stiu ca pot profita din plin de o finantare de la bugetul de stat, daca societatea indeplineste anumite criterii stipulate in Hotararea nr 1.247 din 13 octombrie 2005 privind Programul de crestere a competitivitatii produselor industriale.

Categoriile de activitati finantate de la bugetul de stat in cadrul Programului include implementarea si certificarea sistemelor de management al calitatii si/sau a sistemelor de management al mediului, inregistarea si protejarea pe piata externa a marcilor, desenelor si modelelor industriale romanesti, certificarea produselor si obtinerea etichetei ecologice pentru produse etc.

Beneficiarii Programului sunt operatorii economici cu activitate principala in industria prelucratoare care trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele conditii de eligibilitate: trebuie sa fie persoane juridice cu sediul in Romania, sa realizeze profit din activitatea de exploatare, conform ultimei situatii financiare anuale trimise si inregistrate la administratia teritoriala a Ministerului Finantelor Publice, nu trebuie sa inregistreze datorii restante la bugetul de stat si trebuie sa realizeze produse prelucrate pentru care exista piata asigurata.

Sprijinul financiar se acorda numai beneficiarilor care intrunesc conditiile amintite mai sus. Suma maxima acordata unui beneficiar de la bugetul de stat pentru un interval de pana la 3 ani este egala cu echivalentul a 90.000 de euro, cu plata esalonata, iar suma minima alocata de la bugetul de stat pentru un proiect este egala cu echivalentul a 5.000 de euro.

Finantarea proiectelor in cadrul Programului se face in modul urmator: se va acorda 75% de la bugetul de stat, din cheltuielile efectuate de beneficiari si 25% cofinantare din surse proprii ale beneficiarilor pentru implementarea si certificarea sistemelor de management al calitatii sau a sistemelor de management al mediului. “Din pacate foarte putini clienti sunt suficient de bine informati si, in general, nu stiu de existenta acestei modalitati de finantare. In urma evaluarii pe care PEGAS o face, absolut toti clientii sunt instiintati de aceasta oportunitate inca de la inceputul colaborarii. Conform datelor noastre, doar un procent de maximum 10% stiau de existenta programului de finantare din partea MEC”, a declarat Felix Ionescu, Communication Manager la PEGAS Sisteme de Management.